Gmail详细介绍：功能与使用方法 – wiki基地

Gmail 详细介绍：功能与使用方法全解析

电子邮件，作为现代社会不可或缺的沟通工具，承载着我们工作、生活、学习中的大量信息交流。而在众多电子邮件服务提供商中，Google 的 Gmail 无疑是使用最广泛、功能最强大、用户体验最优秀的佼佼者之一。自2004年推出以来，Gmail 以其革命性的搜索功能、巨大的免费存储空间以及创新的对话式视图，迅速改变了人们使用电子邮件的方式。如今，Gmail 不仅是一个收发邮件的平台，更是一个集成了多种 Google 服务的通信中心。

本文将从基础使用到高级功能，对 Gmail 进行一次全面、深入的介绍，帮助您充分理解和掌握这一强大的工具。

第一章：初识 Gmail – 基础概念与创建账户

1.1 什么是 Gmail？

Gmail 是 Google 提供的一项免费的电子邮件服务。它基于网页浏览器运行，也提供功能强大的移动应用程序（适用于 Android 和 iOS），允许用户随时随地访问他们的邮件。Gmail 的核心优势在于其强大的搜索能力、智能化的垃圾邮件过滤、巨大的存储空间以及与 Google 其他服务的无缝集成。

1.2 Gmail 的主要特点

强大的搜索功能： 借鉴了 Google 搜索引擎的技术，用户可以快速准确地找到任何邮件，无论是陈年旧信还是刚刚收到的新邮件。
海量免费存储空间： 最初推出时提供1GB，远超当时的竞争对手，如今与 Google Drive、Google Photos 共享15GB（可通过付费升级）的免费空间，对于大多数个人用户而言绰绰有余。
对话视图（Conversation View）： 将同一主题的往来邮件自动聚合在一起，形成一个“对话”，极大地简化了邮件追踪和管理。
智能分类与标签： Gmail 采用标签（Labels）而非传统的文件夹来组织邮件，一封邮件可以有多个标签，提供了更灵活的分类方式。同时，智能收件箱可以自动将邮件分为“主要”、“社交”、“推广”、“更新”、“论坛”等类别。
强大的垃圾邮件过滤： 利用 Google 先进的机器学习技术，Gmail 的垃圾邮件过滤能力业界领先，能够有效拦截绝大多数垃圾邮件和恶意邮件。
集成 Google 服务： 与 Google Drive、Google Calendar、Google Meet、Google Chat 等服务紧密结合，方便用户在邮件界面内完成更多操作。
安全与隐私： 提供两步验证（Two-Factor Authentication）、可疑活动警告、加密连接等多种安全措施。
丰富的功能特性： 包括撤销发送、定时发送、邮件模板、保密模式、离线访问、过滤器、自动转发等。

1.3 如何创建 Gmail 账户

创建 Gmail 账户是一个简单直观的过程：

打开浏览器，访问 accounts.google.com/signup 或直接访问 gmail.com 并点击“创建账号”。
选择您是要为自己使用、为孩子使用，还是为管理我的企业使用。这里我们选择“为我自己使用”。
填写您的姓名、用户名（即您的 Gmail 地址，例如 [email protected]），并设置一个强密码。请选择一个您容易记住但他人难以猜到的用户名和密码。
提供您的出生日期和性别。这些信息用于账户恢复和确保您符合使用年龄要求。
提供一个手机号码或备用电子邮件地址。这对于账户安全和找回密码至关重要。Google 会发送验证码到您提供的手机号码进行验证。
同意 Google 的服务条款和隐私政策。
完成以上步骤后，您的 Gmail 账户就创建成功了。您将被引导进入您的新 Gmail 收件箱。

第二章：Gmail 的核心功能与基本操作

了解了 Gmail 的基本情况后，我们来看看如何使用它的核心功能。

2.1 认识收件箱界面

搜索栏 (Search Bar)： 位于顶部，是 Gmail 最重要的功能之一，用于查找邮件。
左侧导航栏 (Left Sidebar)： 包含收件箱、星标、已加星标、已推迟、已发送、草稿、重要邮件、聊天、已安排、所有邮件、垃圾邮件、回收站以及您创建的各种标签。您也可以在这里撰写新邮件。
邮件列表区域 (Mail List Area)： 占据了界面的大部分空间，显示您的邮件列表。默认情况下，邮件按类别（主要、社交、推广等）或时间排序，并以对话形式显示。
设置按钮 (Settings Icon)： 齿轮图标，位于右上角，用于访问所有 Gmail 设置选项。
Google 应用启动器 (Google Apps Launcher)： 九个小点组成的图标，位于右上角，点击可以快速访问 Google 的其他服务如日历、云端硬盘、环聊/聊天等。

2.2 撰写和发送邮件

点击“撰写” (Compose)： 在左侧导航栏顶部，点击醒目的“撰写”按钮。一个新邮件窗口会弹出。
填写收件人 (To)： 在“收件人”字段输入接收者的电子邮件地址。您可以输入多个地址，它们之间用逗号或分号隔开。
添加抄送 (Cc) 和密送 (Bcc)： 点击“收件人”字段右侧的“抄送”和“密送”链接，可以添加抄送（Carbon Copy，所有收件人可见）和密送（Blind Carbon Copy，收件人之间不可见彼此地址）的收件人。
填写主题 (Subject)： 输入邮件的简短主题，概括邮件的主要内容。清晰的主题有助于收件人快速理解邮件意图。
撰写邮件正文 (Body)： 在大文本区域输入您的邮件内容。您可以使用格式化工具栏（位于底部）来调整字体、字号、颜色、添加粗体/斜体/下划线、创建列表、插入链接、插入表情符号等。
添加附件 (Attach Files)： 点击底部的回形针图标，可以从您的计算机上传文件作为附件。对于 Google Drive 中的文件，可以点击 Google Drive 图标进行插入。
发送邮件 (Send)： 完成邮件撰写后，点击底部的蓝色“发送”按钮。

2.3 接收和阅读邮件

新邮件会显示在您的收件箱中。默认情况下，Gmail 将同一主题的往来邮件合并成一个对话。

打开邮件： 在邮件列表中点击邮件的主题行或发件人姓名，即可打开阅读完整的邮件内容。
对话视图： 如果是对话，展开后可以看到该主题下的所有邮件，按时间顺序排列。
标记为已读/未读： 在邮件列表前方的复选框选中邮件，然后点击顶部的“更多”图标，选择“标记为已读”或“标记为未读”。或者直接在邮件列表中点击邮件左侧的圆点（未读时为蓝色/粗体，已读时为白色/细体）进行切换。
删除邮件： 选中邮件后，点击顶部的垃圾桶图标即可删除。删除的邮件会进入“回收站”，30天后会被永久删除。
归档邮件 (Archive)： 选中邮件后，点击顶部的“归档”图标。归档的邮件会从收件箱中移除，但不会被删除，您仍然可以通过搜索或在“所有邮件”中找到它们。这是一种常用的邮件管理方式，用于处理已完成或无需立即关注的邮件，保持收件箱的整洁。

2.4 回复和转发邮件

打开邮件后，您会看到回复和转发的选项：

回复 (Reply)： 回复当前邮件的发件人。
全部回复 (Reply All)： 回复当前邮件的所有收件人（包括“收件人”和“抄送”字段中的人）。
转发 (Forward)： 将当前邮件发送给其他人。

点击相应的选项后，会弹出撰写窗口，邮件内容会预填充，您可以在此基础上添加您的回复或转发内容。

2.5 撤销发送 (Undo Send)

Gmail 提供了一个非常实用的“撤销发送”功能。在您点击“发送”按钮后，屏幕底部会弹出一个提示条，显示“邮件已发送”以及“撤销”和“查看邮件”的选项。在短暂的时间窗口内（默认为5秒，可在设置中调整，最长30秒），点击“撤销”可以取消发送，邮件会回到草稿箱。这个功能可以有效避免因冲动或错误点击发送造成的尴尬。

第三章：Gmail 的高级功能与效率工具

Gmail 的强大之处远不止于基本收发邮件。掌握其高级功能，可以显著提升您的邮件管理效率。

3.1 强大的搜索技巧

正如 Google 搜索引擎一样，Gmail 的搜索栏支持各种运算符，能够帮助您精确地定位邮件：

from: [发件人姓名或地址]：查找特定发件人的邮件。
to: [收件人姓名或地址]：查找发送给特定收件人的邮件（包括发送给您自己，抄送或密送给您）。
subject: [关键词]：查找主题行中包含特定关键词的邮件。
has:attachment：查找包含附件的邮件。
has:drive / has:document / has:spreadsheet / has:presentation：查找包含特定类型 Google Drive 文件的邮件。
is:unread / is:read：查找未读或已读邮件。
is:starred：查找已加星标的邮件。
is:important：查找被标记为重要邮件的邮件。
in:inbox / in:spam / in:trash / in:anywhere：在特定文件夹或所有位置搜索。
label: [标签名称]：查找带有特定标签的邮件。
filename: [文件名]：查找包含特定文件名附件的邮件。
after: [日期] / before: [日期]：查找在特定日期之后或之前的邮件（日期格式如 yyyy/mm/dd 或 yyyy-mm-dd）。
newer_than: [时间间隔] / older_than: [时间间隔]：查找比特定时间间隔更新或更旧的邮件（例如 newer_than: 2d 表示两天内，older_than: 1m 表示一个月前）。
[关键词1] AND [关键词2] 或直接写 [关键词1] [关键词2]：查找同时包含两个关键词的邮件。
[关键词1] OR [关键词2]：查找包含其中任一关键词的邮件。
- [关键词]：排除包含特定关键词的邮件。
"精确短语"：查找包含完全匹配短语的邮件。

您可以组合使用这些运算符，例如：from:alibaba.com subject:"订单确认" after:2023/01/01 has:attachment -is:read （查找来自 alibaba.com，主题包含“订单确认”，在2023年1月1日之后，包含附件，且未读的邮件）。

3.2 标签 (Labels)

Gmail 使用标签代替传统的文件夹。一封邮件可以拥有多个标签，提供了更灵活的分类方式。

创建标签： 在左侧导航栏底部找到“创建新标签”或在邮件列表中选中邮件后点击“标签”图标选择“创建新标签”。给标签命名，可以选择嵌套在其他标签下。
应用标签： 选中邮件后，点击顶部的“标签”图标，选择一个或多个现有标签，或创建新标签。
移除标签： 打开带有标签的邮件，在标签名称旁点击“x”即可移除该标签。或者在邮件列表中选中邮件，点击“标签”图标，取消勾选要移除的标签。
管理标签： 在左侧导航栏或通过设置可以管理您的标签，包括显示/隐藏、更改颜色等。给常用标签设置颜色，可以帮助您快速识别邮件类别。

3.3 过滤器 (Filters)

过滤器是 Gmail 自动化邮件管理的关键工具。您可以根据邮件的发送者、接收者、主题、关键词、大小、是否包含附件等条件，设置自动执行的操作。

创建过滤器：
1. 最常见的方法是在搜索栏输入条件，例如 from:[email protected]。
2. 点击搜索栏右侧的下拉箭头，打开高级搜索界面。
3. 在高级搜索界面填写您的过滤条件（例如“发件人”是 [email protected]）。
4. 点击底部的“创建过滤器”。
选择过滤器执行的操作： 在弹出的窗口中，您可以选择当符合条件的邮件到来时执行的操作，例如：
- 跳过收件箱（将其归档）
- 标记为已读
- 加星标
- 应用标签（选择或创建一个标签）
- 转发给其他人
- 删除
- 永不发送到垃圾邮件
- 总是标记为重要
- 永不标记为重要
- 发送罐头回复（邮件模板）
应用于现有邮件： 您还可以选择将此过滤器应用于当前符合条件的现有邮件。
管理过滤器： 通过设置 > 查看所有设置 > 过滤器和被屏蔽的地址，可以查看、编辑或删除您创建的所有过滤器。

过滤器非常适合用于自动分类、存档或删除来自特定发件人或带有特定主题的邮件，例如自动将订阅邮件打上“订阅”标签并跳过收件箱。

3.4 星标、推迟、重要邮件 (Starred, Snoozed, Important)

这些是 Gmail 提供的几种不同的邮件优先级和管理工具：

星标 (Starred)： 用于标记重要的邮件，方便后续查找。您可以自定义星标的类型（不同颜色或符号），在设置中启用更多星标。在邮件列表或打开邮件时，点击邮件左侧的星标图标即可添加或移除。
推迟 (Snoozed)： 如果一封邮件暂时无法处理，但您希望稍后提醒自己，可以使用推迟功能。选中邮件后，点击顶部的时钟图标，选择一个预设的时间（例如今天稍后、明天、下周）或自定义时间。推迟的邮件会暂时从收件箱中消失，并在您设定的时间重新出现在收件箱顶部。
重要邮件 (Important)： Gmail 利用机器学习算法自动判断哪些邮件对您而言可能是重要的，并在邮件列表左侧显示一个黄色的箭头。您可以手动标记或取消标记邮件的重要性，Gmail 会根据您的操作学习并改进其判断。您可以选择在收件箱中独立显示“重要”邮件。

3.5 收件箱分类 (Inbox Categories)

Gmail 默认的收件箱界面通常包含多个顶部标签页：主要、社交、推广、更新、论坛。

主要 (Primary)： 通常是您个人的重要邮件。
社交 (Social)： 来自社交网络的通知、提醒等。
推广 (Promotions)： 促销邮件、优惠信息等。
更新 (Updates)： 订单确认、物流通知、账单等非营销类通知。
论坛 (Forums)： 来自论坛、邮件列表等的邮件。

这种分类有助于您快速区分不同类型的邮件。您可以在设置中选择启用或禁用这些分类，也可以将邮件从一个分类拖动到另一个分类，Gmail 会学习您的习惯。

3.6 对话视图 (Conversation View)

这是 Gmail 的标志性功能之一。它将主题相同的邮件（包括您的回复和转发）捆绑在一起显示为一个“对话”。这使得跟踪邮件交流历史变得非常容易，避免了收件箱中充斥着单个回复邮件。您可以在设置中选择开启或关闭对话视图。

3.7 智能撰写与语法建议 (Smart Compose & Grammar Suggestions)

Gmail 利用 AI 技术帮助您更快、更准确地撰写邮件。

智能撰写 (Smart Compose)： 在您输入文字时，Gmail 会预测您接下来可能要输入的词语或短语，并以浅灰色文字显示。按下 Tab 键即可接受建议。
语法和拼写建议 (Grammar and Spelling Suggestions)： 类似于文字处理软件，Gmail 会检查您的语法和拼写错误，并提供修改建议。

这些功能可以在设置中启用或禁用。

3.8 邮件模板 (Canned Responses)

对于经常发送的重复性邮件内容，您可以创建邮件模板（旧称“罐头回复”）。

启用模板： 在设置 > 查看所有设置 > 高级中，启用“模板”功能。
创建模板： 在撰写新邮件时，输入您希望保存为模板的内容，然后点击撰写窗口右下角的“更多选项”（三个点），选择“模板”>“将草稿保存为模板”>“保存为新模板”。
使用模板： 在撰写新邮件时，点击撰写窗口右下角的“更多选项”，选择“模板”，然后选择要插入的模板。

3.9 定时发送 (Schedule Send)

如果您希望邮件在未来的某个时间发送，可以使用定时发送功能。

撰写完邮件后，不要点击蓝色的“发送”按钮，而是点击其旁边的下拉箭头。
选择“定时发送”，然后选择一个预设的时间或自定义发送时间。
邮件会保存在“已安排”文件夹中，直到设定的时间自动发送。

3.10 保密模式 (Confidential Mode)

保密模式可以为敏感邮件提供额外保护。

启用： 在撰写窗口底部找到锁和时钟图标（位于发送按钮旁边），点击即可启用保密模式。
设置： 您可以设置邮件的有效期（从一天到五年），过期后收件人将无法查看邮件内容和附件。您还可以要求收件人输入短信验证码才能打开邮件。
限制： 在保密模式下，收件人将无法复制、粘贴、下载或转发邮件内容和附件。但请注意，收件人仍然可以使用截图或拍照的方式保存邮件内容。

3.11 集成 Google Meet 和 Google Chat

在 Gmail 界面左侧或右侧，您可以直接启动 Google Meet 会议或使用 Google Chat 与同事朋友交流，无需切换应用。这方便您在邮件沟通的基础上快速进行实时交流。

3.12 离线访问 (Offline Access)

Gmail 允许您在没有网络连接的情况下阅读、回复和搜索最近的邮件（需要在设置中提前启用并同步）。这对于经常需要在网络不稳定或无网络环境下工作的人非常有用。

第四章：Gmail 的安全与隐私

作为您的个人通信中心，Gmail 的安全和隐私至关重要。Google 提供了多层保护。

4.1 两步验证 (Two-Factor Authentication – 2FA)

强烈建议为您的 Google 账户启用两步验证。这意味着除了密码外，登录时还需要输入发送到您手机的验证码或使用安全密钥，大大提高了账户的安全性。您可以在 Google 账户设置中找到“安全”选项进行设置。

4.2 警告提示

Gmail 会自动检测可疑的登录活动或钓鱼邮件，并在必要时显示警告，提醒您注意风险。

4.3 Spam 和 Phishing 过滤

Gmail 持续使用机器学习技术改进其垃圾邮件和钓鱼邮件过滤能力，将这些邮件自动隔离到“垃圾邮件”文件夹。切勿点击垃圾邮件中的可疑链接或下载附件。

4.4 HTTPS 加密连接

Gmail 始终使用 HTTPS 加密连接来传输您的邮件数据，保护您的通信不被窃听。

第五章：利用 Gmail 提高效率的技巧

掌握了 Gmail 的各项功能后，如何将它们组合起来，真正提升效率呢？

5.1 Inbox Zero 理念（非强制，供参考）

Inbox Zero 是一种邮件管理理念，目标是让收件箱中的邮件数量保持在极低的水平。这不是说要把所有邮件都删除，而是对每封邮件都进行处理，将其从收件箱中移除。常见的处理方式包括：

删除 (Delete)： 确定不需要的邮件。
归档 (Archive)： 已处理完毕但需要保留的邮件。
回复 (Reply)： 立即回复那些需要简短回应的邮件。
推迟 (Snooze)： 暂时不需要处理，但需要在未来某个时间点再次提醒的邮件。
委托 (Delegate)： 如果邮件需要他人处理，将其转发给相关人员。
行动 (Action)： 如果邮件需要复杂或耗时的操作，将其标记（如加星标、应用特定标签），并添加到待办事项列表中，然后归档。

5.2 充分利用搜索而非文件夹

由于 Gmail 强大的搜索功能和标签特性，您无需花费大量时间将邮件精确地放入文件夹中。记住关键词、发件人、日期等信息，通过搜索可以更快地找到您需要的邮件。将精力放在处理邮件本身，而不是繁琐的归档过程。

5.3 使用标签进行项目或类别管理

虽然搜索很强大，但标签提供了另一种维度的组织方式。您可以为不同的项目、客户、重要人物、账单、收据等创建标签。结合过滤器，可以让新邮件自动打上标签。在需要查看某个类别下的所有邮件时，直接点击左侧的标签即可。

5.4 利用过滤器自动化重复操作

识别您经常收到的、处理方式一致的邮件类型（如订阅邮件、系统通知、来自特定团队的内部邮件等），创建过滤器自动对其进行归档、打标签、标记为已读等操作，减少手动处理的频率。

5.5 掌握键盘快捷键

Gmail 提供了丰富的键盘快捷键，熟练使用可以显著提高操作速度（需要在设置中启用）。例如：

c: 撰写新邮件
r: 回复
a: 全部回复
f: 转发
e: 归档
#: 删除
/: 将光标移动到搜索栏
j / k: 在邮件列表中上下移动
Enter：打开选中的邮件
u: 返回收件箱并标记当前邮件为未读
x: 选中邮件前的复选框

5.6 管理存储空间

虽然 Gmail 提供了大量的免费空间，但如果您的账户长期使用且存储大量附件，空间可能会逐渐占满（Google Drive、Gmail 和 Google Photos 共享15GB）。您可以通过以下方式管理空间：

定期清空垃圾邮件和回收站。
删除带有大型附件的邮件：在搜索栏输入 has:attachment larger:10M (查找大于10MB的附件邮件) 等。
检查 Google Drive 和 Google Photos 的使用情况，删除不需要的文件或照片。
考虑升级 Google One 付费方案以获取更多存储空间。

5.7 利用 Google Workspace 集成

如果您的组织使用 Google Workspace（以前的 G Suite），Gmail 与 Google Drive、Calendar、Meet、Docs、Sheets 等工具的集成将更加紧密。可以直接在邮件中创建日历事件、将附件保存到 Drive、在邮件旁开启 Chat 讨论等，极大地提升团队协作效率。

第六章：Gmail 移动应用程序

Gmail 提供了功能完备的移动应用程序，支持 Android 和 iOS 系统。移动应用保留了网页版的核心功能，并针对触屏操作进行了优化。

界面： 清晰直观，提供底部导航栏快速切换收件箱、Chat、Spaces、Meet。
操作： 支持滑动操作（可自定义向左/向右滑动执行的操作，如归档、删除、推迟等）。
功能： 支持撰写、回复、转发、搜索、标签、过滤器（创建和编辑通常需要在网页版进行）、推迟、保密模式、定时发送、附件上传等。
通知： 提供即时的新邮件通知，并可自定义通知设置。
多账户： 可以在应用内添加并轻松切换多个 Gmail 或其他类型的邮件账户。

移动应用让您即使不在电脑旁也能高效地处理邮件，是 Gmail 体验的重要组成部分。

第七章：Gmail 与传统邮件服务的对比（简要）

相较于一些老牌的邮件服务或传统的本地邮件客户端，Gmail 的优势主要体现在：

搜索能力： 远超大多数传统的基于文件夹的邮件系统。
存储空间： 推出时是革命性的，虽然现在竞争对手也有大空间，但 Gmail 的空间管理和搜索效率更高。
对话视图： 极大地改善了邮件交流的阅读体验，传统邮件客户端通常只按时间排序。
智能功能： 垃圾邮件过滤、智能分类、智能撰写等都得益于 Google 的 AI 技术。
与云服务的集成： 作为 Google 生态的核心组成部分，与其他 Google 服务的无缝集成是其独特优势。
免费且功能强大： 提供如此多高级功能的免费服务并不多见。

总结

Gmail 不仅仅是一个提供免费邮箱的服务，它是一个集成了搜索、管理、自动化和协作工具的强大平台。从基础的邮件收发，到利用标签和过滤器进行高效组织，再到借助搜索运算符快速定位信息，以及利用智能功能和保密模式提升效率和安全，Gmail 提供了全面的解决方案来应对日益增长的邮件洪流。

无论您是个人用户还是团队协作成员，花时间了解并掌握 Gmail 的各项功能，特别是其高级特性，将能极大地提高您的工作效率，让邮件管理变得更加轻松有序。充分利用 Gmail 的强大功能，让它成为您数字化生活中不可或缺的高效助手吧！